Papieren opruimen volgens de KonMari-methode van Marie Kondo

De KonMari-methode is een opruimsysteem, dat door de Japanse schrijfster en opruimguru Marie Kondo is ontwikkeld. Kondo leert mensen ontspullen door het hele huishouden op een bepaalde manier in te delen. Ze leert mensen dan telkens per onderdeel hun spullen grondig door te lichten en te ruimen. Ze geeft mensen ook tips om daarna eens en voor altijd het overzicht over al die onderdelen te bewaren. Eén onderdeel of categorie is het papier in huis. Hoe gaat de KonMari-methode om met papieren opruimen? Waarom is het belangrijk om overtollige papieren te vernietigen?

De KonMari-methode van Marie Kondo

Het kan iedereen overkomen, dat een bepaald papiertje of document op een belangrijk moment niet terug te vinden is. Bekende voorbeelden zijn de autopapieren, die zoek zijn op de dag van een APK keuring of het paspoort, dat onvindbaar is op de dag van vertrek naar het buitenland. Dit zal mensen die hun papieren niet goed op orde hebben en ze niet op een vaste plek bewaren, wellicht vaker overkomen dan anderen. Gelukkig kunnen dergelijke doemscenario's met behulp van de KonMari-methode tot het verleden gaan behoren.

Het fenomeen Marie Kondo is een ware opruimcelebrity. Ze heeft met veel succes diverse boeken over haar populaire methode en ontspullen geschreven. Het motto van Marie Kondo is: "houd vast wat vreugde geeft en laat de rest los". Haar credo dat je alleen dat moet bewaren wat een vonkje vreugde geeft ('spark joy'), wordt wereldwijd toegepast. De KonMari-methode categoriseert spullen of voorwerpen in hoofdgroepen en adviseert mensen om - met haar motto in gedachten - per hoofdcategorie steeds te ordenen. Het ontspullen werkt elke categorie volledig af, voordat met de volgende wordt begonnen. Je begint met de eerste categorie (kleding), dan de tweede categorie (boeken) enzovoorts. Met kleding heb je namelijk volgens Kondo van al je spullen de minst emotionele band en daarom kan je kleding makkelijk loslaten. Wanneer je bij de laatste en meest 'beladen' categorie bent aangekomen, ben je volgens haar meer bedreven geworden in het loslaten. De hoofdcategorieën bij deze methode zijn:

1. kleding;
2. boeken;
3. niet-zakelijke papieren;
4. het overige of de rest ('komono');
5. foto's;
6. aandenken.

Papier? Gooi alles weg!

Marie Kondo is erg uitgesproken, wanneer het op het ontspullen van papier aankomt. Zij vindt dat mensen onnodig veel papieren bewaren. Kondo adviseert alles weg te gooien, tenzij het belangrijk, onvervangbaar of het noodzakelijk is om het (tijdelijk tot het afgehandeld is) te bewaren.

Haar opvatting bij het ontspullen van papier is in feite heel anders dan haar motto bij haar andere categorieën. Bij kleding, boeken of aandenken bijvoorbeeld, kijk je namelijk niet naar wat je weg doet, maar naar de spullen of voorwerpen die je wilt houden. Je houdt ze, omdat ze je een warm gevoel geven, ze geven je vreugde ('spark joy'). Papier is in principe niet iets waar je een warm of dankbaar gevoel bij krijgt. Bij papier kijk je namelijk naar bepaalde eigenschappen zoals het onvervangbaar zijn van een document. Gevoel komt er volgens Kondo niet bij kijken.

Zakelijke papieren

De overheid heeft bedrijven wettelijke verplichtingen opgelegd, wat de bewaartermijnen bijvoorbeeld betreft voor zakelijke papieren van rechtspersonen. Wie een eigen bedrijf heeft is zich daar goed van bewust. Deze papieren vertegenwoordigen een heel andere tak van sport. De KonMari-methode richt zich op papieren van natuurlijke personen.

KonMari-lijst voor papieren

Marie Kondo geeft een opsomming wat volgens haar methode onder de categorie papieren wordt verstaan. Het is een vertrekpunt. Haar opsomming leest als volgt:

• rekeningen - facturen;
• (kassa)bonnen;
• kortingsbonnen
• verzekeringspapieren;
• aantekeningen;
• belastingpapieren;
• onroerend goed papieren;
• autopapieren;
• recepten (eten en drinken);
• garantiebewijzen;
• handleidingen en instructieboekjes;
• betaalstroken van het salaris;
• verlopen chequeboeken;
• wenskaarten;
• studiemateriaal.

Een eigen lijst op maat maken

Haar lijst dient als handvat of vertrekpunt. Haar lijst geeft kaders aan. De papiermassa is nu eenmaal bij iedereen verschillend. Sommige mensen hebben bijvoorbeeld een auto of een hypotheek. Het is handig om haar lijst aan te vullen met een eigen lijst, waardoor het resultaat volledig 'op maat' is en toegesneden op de eigen situatie. Een voorbeeld van een lijst die toegevoegd kan worden aan de lijst van Kondo is bijvoorbeeld:

• visitekaartjes restaurants;
• diploma's en getuigschriften;
• jaaropgaven werkgever;
• folders en brochures;
• cadeaubonnen;
• bankafschriften;
• wenskaarten;
• paspoorten;
• trouwboekje;
• geboortebewijzen;
• overlijdensverklaring;
• inpakpapier;
• krantenknipsels;
• dubbele afdrukken van documenten;
• puzzelboekjes;
• schrijfblokken;
• dierenpaspoort en/of inentingsboekjes;
• oude kalenders;
• verjaardagskalenders;
• planners;
• huurcontract;
• tijdschriften;
• verlopen brieven van instanties

Uiteraard bepaal je zelf wat je aan papieren onder deze categorie wilt zetten. Kondo adviseert wel om papieren die in een andere categorie thuishoren (zoals kindertekeningen of persoonlijke brieven), opzij te leggen en later onder de laatste categorie aandenken te behandelen. Zij adviseert om vooral oude kaarten en brieven niet meteen te gaan lezen, omdat dat voor te veel oponthoud zorgt en afleidt. Het is de bedoeling op vlotjes te werk te gaan, het liefst achter elkaar, totdat de hele stapel in één keer is weggewerkt (indien mogelijk).

Alle papieren op één plek verzamelen

Voordat een begin kan worden gemaakt met het daadwerkelijke ontspullen van papier, moeten eerst alle papieren in huis op één plek bij elkaar worden verzameld. Dit kan wel wat tijd in beslag nemen, omdat papieren meestal her en der door het huis verspreid zijn. Kondo adviseert alle papieren weg te gooien, tenzij ze tot een subcategorie behoren. Er moet volgens haar een bijzonder dwingende reden zijn om een bepaald papier te bewaren. Wat is een subcategorie?

De drie subcategorieën van Marie Kondo

Om papieren te ontspullen, deelt Kondo de hoofdgroep papieren eerst in naar drie subcategorieën:

1. papieren die binnen een kort tijdsbestek afgehandeld moeten worden, zoals openstaande rekeningen of een nog te beantwoorden brief van de Belastingdienst bijvoorbeeld. Ze hebben in principe een deadline of dwingen tot snelle actie;
2. papieren die tijdelijk bewaard moeten worden, zoals geldige cadeaubonnen of garantiebewijzen;
3. papieren die altijd bewaard moeten worden. Dat kunnen bijvoorbeeld papieren die overheidswege zijn verstrekt zoals een paspoort, autopapieren of een trouwboekje, Het kunnen papieren zijn die verstrekt zijn door een specifieke instantie, zoals van een notaris (testament) of een rechtbank (inschrijving echtscheidingsvonnis) of van een onderwijsinstelling (diploma).

De categorie papieren lijkt eenvoudig, maar het is vaak een grote klus. Deze methode houdt in dat elk stuk papier of document afzonderlijk wordt opgenomen en vlotjes beslist aan welke stapel het toebehoort en het vervolgens daarop te leggen. Papieren die niet onder één van de drie subcategorieën vallen en niet onder een andere hoofdcategorie vallen, kunnen meteen worden vernietigd. Vragen die tijdens het sorteren gesteld kunnen worden zijn: Moet dit op korte termijn worden afgehandeld? Moet dit tijdelijk bewaard worden of is het niet meer van belang? Is het onvervangbaar of moet het altijd bewaard worden? Kan het ook digitaal bekeken worden? Afhankelijk van het antwoord belandt het op één van de drie stapels of wordt het meteen vernietigd.

Het is aan te bevelen om de drie stapels nog eens door te nemen op mogelijk overtollige papieren en die te vernietigen. Een handige tip bij het vernietigen is om naast een papierversnipperaar te zitten. Het is handig om tijdens het sorteren gebruik te maken van drie (geoormerkte) dozen of kratten, zodat de stapels niet door elkaar raken. Kondo adviseert om de stapel met papieren die meteen aandacht vraagt, zo snel mogelijk door te werken en deze subgroep zo leeg mogelijk te houden. De overige subgroepen kunnen op een vaste plek in huis worden bewaard in mappen, dozen of waar relevant in een kluis. Ze zijn dan altijd traceerbaar. De categorie die tijdelijk bewaard moet worden, kan regelmatig worden doorgenomen om te worden geschoond.

Papieren versnipperen

Helaas leven we in een tijd dat we moeten uitkijken dat onze identiteit niet wordt gestolen. Het stelen van de identiteit is niet beperkt tot het internet. Er zijn criminelen die met dat doel vuilnis doorspitten op zoek naar identificerende gegevens. Daarmee kunnen weer andere identificerende gegevens worden verkregen en zo een hele identiteit worden samengesteld van een ander. Het is daarom van groot belang om papieren waar persoonlijke informatie op staat te vernietigen. Dat begint al met de naam en het adres. Vernietigen kan met behulp van een papierversnipperaar. Een versnipperaar hoeft niet duur te zijn en heeft zichzelf snel terugverdiend. Verder geeft het ook rust, omdat je zeker weet dat je papieren niet in de verkeerde handen terecht komen. Sommige versnipperaars kunnen zelfs kunststofkaarten zoals pinpassen, creditcards en bankpassen versnipperen of cd's en dvd's. Daar kan ook veel persoonlijke informatie op staan. Wat versnipperaars betreft zijn er ook luxe uitvoeringen, die veel papier in een keer kunnen verwerken met nietjes en al.

Bullet journal

Een bullet journal ('bujo') kan het proces van ontspullen uitstekend ondersteunen. Een bullet journal is kort gezegd een boekwerk waarin iemand op geheel eigen wijze op één plek, bijvoorbeeld zijn agenda, allerlei lijsten, plannen, doelen, inspiratie en spreuken verwerkt als geheugensteun en om alles inzichtelijk bij (en bij elkaar) te houden. In de bujo kan bijvoorbeeld de KonMari-methode puntsgewijs worden samengevat om als referentie te dienen tijdens het ontspullen of de indeling naar categorie opgeschreven wat papier betreft als referentie. De algemene lijst van Marie Kondo en de lijst op maat kan in een bujo worden uitgeschreven. De lijst op maat kan steeds worden aangevuld. Haar motto (spark joy) kan een bujo in schoonschrift sieren om het ontspullen te stimuleren. Een tracker waarmee je het proces van ontspullen bijhoudt, kan aan een bujo worden toegevoegd om de voortgang bij te houden. Het blokken van datum en tijd in het agendadeel van een bujo, vervolgacties zoals het kopen van mappen of een kluis, of deadlines om documenten in de eerste categorie afgewerkt te hebben zijn ook mooie handvatten om te verwerken in de bujo.

Lees verder

• Marie Kondo: haar Konmari-methode, haar boeken en applicatie