Chaos thuis? In vijf stappen al je papieren weer op orde

Liggen er bij jou ook overal papieren in het hele huis? Je bent het overzicht kwijt en wellicht bestaat er inmiddels een redelijke angst om al die losse papieren uit te zoeken. Toch loont het om dit wel te doen; het geeft je rust, je bent beter georganiseerd en het kan je zelfs geld besparen. Met deze organisatie tips ben je zo over je angst heen en zijn je papieren in een dag uitgezocht, gesorteerd en op orde.

Stap 1: Voorbereiden en benodigdheden

Om je papieren op orde te brengen is het belangrijk dat je de juiste ordeningsmaterialen hebt:

• Archiefkast of ordner
• Archiefmappen of tabbladen
• Plastic mapjes voor je actieve documenten
• Post-it om te sorteren
• Een stift of pen
• Vuilniszak
• Papierversnipperaar
• Perforator (indien je papieren in een map stopt)

Neem de tijd als je gaat sorteren en zorg dat je je comfortabel voelt. Goede muziek, een kop thee en een lekkere stoel zijn allemaal manieren om jezelf te verwennen tijdens het uitzoeken. Wees trots op jezelf, je neemt het heft in handen en bent bezig om zaken op orde te brengen.

Stap 2: Verzamelen

Verzamel al je losse papieren in huis op een plek. Dit zijn waarschijnlijk grotendeels de papieren uit je kantoor, maar het kunnen ook losse papieren uit je auto, de keuken, of zelfs de slaapkamer zijn. Zorg dat je al je papieren bij de hand hebt voor je begint. Werk aan een grote tafel waar je al je papieren kunt uitzoeken. De vloer gebruiken om papieren uit te zoeken kan ook, maar dit is niet aan te raden. Je zult veel moeten bukken, hetgeen niet goed is voor je rug. Zet de vuilnisbak op een centrale plek in de kamer, zodat het makkelijk is om papieren direct weg te gooien.

Stap 3: Weggooien en uitzoeken

Nu je een grote stapel papieren hebt verzameld, kan het uitzoekwerk beginnen. Kijk per document of je het wilt behouden of niet. Wees streng voor jezelf, behoud enkel de papieren die je daadwerkelijk nodig hebt. Bedenk of je dit document echt moet bewaren, of dat je de informatie ook op een andere manier kunt opzoeken (bijvoorbeeld via het internet).

Laat jezelf niet afgeleid te worden en blijf niet te lang bij een document stil staan. Ga het document bijvoorbeeld niet inhoudelijk lezen. Als je een document tegenkomt dat directe aandacht nodig heeft, stop het dan in een plastic mapje, plak er een post-it op met de titel "Acties" en besteed aan deze documenten aandacht zodra je klaar bent met uitzoeken. Gooi alle documenten die je niet nodig hebt direct in de prullenbak. Gebruik een papierversnipperaar voor persoonlijke of financiële informatie.

Stap 4: Sorteren

De papieren die je wilt bewaren leg je op aparte stapels die voor jou logisch zijn. Schrijf op een post-it de titel van je stapel. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met de categorieën financiën, werk, verzekeringen, belastingdienst, huis en medisch.
Terwijl je aan het uitzoeken bent, kan het zijn dat je een nieuwe categorie ontdekt, of dat het blijkt dat het handiger is om subcategorieën te maken. Zo kan het bijvoorbeeld handig zijn om voor de categorie medisch, subcategorieën te gebruiken per persoon in het huishouden. Verzekeringen kunnen wellicht handig zijn om in subcategorieën onder te verdelen per type verzekering. Maak in dat geval nieuwe post-its en sorteer de stapel direct in de nieuwe stapels. De post-its zijn belangrijk om te zorgen dat je consistent blijft werken. Wordt je overweldigd door het sorteerproces? Koop dan een archiefsysteem waarbij er al categorieën van een etiket zijn voorzien. Dit geeft je houvast bij het uitzoeken.

Als je door alle papieren heen bent en alle papieren die je wilt bewaren in stapels hebt uitgezocht, leg ze dan in chronologische volgorde. Als je nog een aantal losse papieren hebt die nergens bijpassen, maak dan een aparte categorie met “Overig”. Let op, als er teveel papieren in overig belanden, is het tijd om een nieuwe categorie aan te maken. Als je al je papieren op orde hebt, maak dan een index; een lijst van documenten per categorie. Zo heb je een goed overzicht waar alle papieren zich bevinden en kun je documenten makkelijk en snel terugvinden.

Stap 5: Labelen en opbergen

Label je archiefmapjes per categorie en plaats per categorie je papieren in het archiefmapje. Je kunt erover nadenken om verschillende kleuren te gebruiken per type categorie. Plaats je mappen vervolgens in de archiefkast. Maak een volgorde die praktisch werkt voor jou. Plaats bijvoorbeeld veel gebruikte categorieën voorin en minder vaak gebruikte categorieën achterin. Mocht je een ordner gebruiken in plaats van een archiefkast, denk dan vooraf na over de volgorde van de tabbladen.

Het kan zijn dat je een deel van de papieren op dit moment actief gebruikt en nog niet in een map wil plaatsen. Hiervoor bieden plastic mapjes een uitkomst. Verzamel de papieren die je nog actief gebruikt in een categorie en plaats deze in een plastic mapje. Print de titel van de categorie groot op een wit A4 en plaats deze aan de voorkant van de plastic map. Stop de plastic map direct in je tas of koffer.